Passepartout Beauty è il software gestionale perfetto per centri estetici, benessere, termali, saloni di acconciatura e tutte le strutture che si occupano di benessere e bellezza. Molto più di un semplice gestionale, il programma è uno strumento indispensabile a una conduzione organizzata e precisa del centro. Non si limita alla gestione di prenotazioni e appuntamenti ma offre un supporto concreto in tutte le attività quotidiane comprese quelle legate al web.
Il gestionale consente di creare un sistema di prenotazione online degli appuntamenti effettuati nel centro benessere. Direttamente dal sito della struttura il cliente può prenotare il trattamento desiderato, selezionando il giorno e l’orario in cui effettuarlo in base alle disponibilità.
Il software centri benessere permette l’inserimento veloce delle prenotazioni con un singolo click e riduce considerevolmente il margine di errore. E’ il programma stesso infatti a proporre quanto necessario per l’inserimento del trattamento e ad avvertire in caso di inesattezze. Gli appuntamenti possono essere spostati e gestiti in maniera veloce dai planning grafici anche in modalità touch screen.
Attraverso i planning grafici disponibili su Passepartout Beauty è possibile gestire gli appuntamenti in modo preciso e completo, associando ad ogni prenotazione cliente, operatore, sala, tipo e quantità di risorse necessarie. La visualizzazione grafica dell’agenda giornaliera e settimanale permette di individuare velocemente gli orari disponibili e di gestire al meglio il tempo degli operatori. Il software permette di compilare l’elenco degli appuntamenti giornalieri, settimanali o mensili per i singoli operatori.
Il software permette di centralizzare i dati anagrafici e di condividerli con ogni operatore, consentendo a ciascuno di arricchirli ed utilizzarli in base ai propri permessi. In questo modo è possibile creare un identikit del cliente che racconta la storia dei suoi acquisti e ne traccia un profilo dettagliato.
L’archivio clienti è estremamente dettagliato e consente di registrare tutte le informazioni come recapiti telefonici ed indirizzo e-mail, informazioni specifiche riguardanti lo stile di vita e l’attività fisica, le eventuali riduzioni e promozioni a lui associate, le informazioni sui trattamenti effettuati o ancora da effettuare.
Il software centri benessere gestisce in maniera ottimale pacchetti di servizi ed abbonamenti, in ogni anagrafica cliente è presente la lista di tutti gli abbonamenti in corso e di quelli conclusi. Ogni abbonamento prevede il riepilogo delle sedute effettuate, il totale di quelle acquistate, gli acconti già lasciati e il saldo. Dalla scheda cliente è possibile monitorare la lista di tutti gli abbonamenti in corso ed analizzare la spesa.
l software gestionale centri benessere permette di gestire numerose tipologie di promozioni come prepagate a valore o legate a trattamenti specifici, tessere di accumulo punti, sconti e listini specifici, offerte di tipo MxN sia sui trattamenti sia sui prodotti, buoni sconto in percentuale o a valore.
Le condizioni di ogni promozione possono essere impostate dall’operatore e sono totalmente configurabili, nel valore, nella percentuale di sconto, nella durata e in tantissime altre variabili.
E’ anche prevista la gestione dei clienti abituali, ai quali abbinare specifici listini, nonché la gestione di tessere fedeltà e di listini a tempo su specifiche fasce orarie e giorni della settimana.
Il software sostiene il direttore in tutte le iniziative di marketing e fidelizzazione cliente. E’ possibile effettuare ricerche fra le anagrafiche dei clienti al fine di scegliere a chi è più proficuo indirizzare le campagne di fidelizzazione o offerte speciali.
Il programma consente di rilevare chi frequenta il centro in alcune fasce orarie o determinati giorni, chi acquista certi prodotti o chi sceglie specifici tipi di trattamenti.
L’operatore può impostare campagne marketing specializzate avvalendosi dell’aiuto del prodotto nel caso in cui desideri stampare etichette o inviare SMS.
Il software prevede inoltre l’invio automatico SMS ai clienti come promemoria degli appuntamenti, auguri di compleanno e campagne promozionali.
La gestione del punto cassa, con Beauty, è rapida e sicura. E’ infatti possibile gestire pagamenti diretti, posticipati o prepagati direttamente al momento del conto, calcolare acconti e saldi su pacchetti di servizi, gestire gli abbonamenti con un quadro completo e veloce delle sedute effettuate, degli acconti, delle sedute rimanenti, ecc.
Il programma calcola in automatico il listino del cliente, eventuali abbonamenti attivi ed acconti e permette all’operatore di emettere velocemente il documento per chiudere il conto.
Con Beauty è possibile gestire la vendita diretta dai prodotti anche utilizzando il lettore di codici a barre. Ogni vendita può essere abbinata ad una operatore per poter gestire programmi di incentivazioni sul personale.
Il programma si interfaccia con tutti i più diffusi registratori di cassa e le stampanti fiscali. Tutte le operazioni si svolgono tramite un’interfaccia grafica, semplice ed intuitiva, configurabile secondo le esigenze del centro e dei suoi operatori.
Ogni operatore che effettua conti può creare il proprio parziale di cassa in maniera automatica. Gli incassi e le operazioni di versamento e prelievo, eseguiti dal singolo cassiere, sono separati da quelli effettuati dagli altri operatori.
La cassa può essere modificata esclusivamente effettuando conti o registrando movimenti: si evitano così improprie o dubbie modifiche manuali. Le operazioni legate al conto ed al parziale di cassa sono subordinate a permessi specifici ed ogni azione compiuta dall’utente è registrata all’interno di un apposito report.
Passepartout Beauty permette di effettuare giornalmente la chiusura di cassa dettagliata, con la possibilità di leggere e chiudere automaticamente le stampanti fiscali collegate al programma, e stampare il riepilogo degli incassi per tipo di documento e tipo di pagamento.
Il programma gestisce facilmente i consumi dei prodotti nelle singole cabine e la vendita degli stessi al punto cassa. Per ogni trattamento è infatti possibile impostare il quantitativo di materiali di consumo utilizzati ed ottenere lo scarico automatico, quando viene effettuato il trattamento, dal magazzino di cabina associato agli appuntamenti. I prodotti possono essere caricati a magazzino tramite lettore laser. E’ inoltre possibile effettuare l’import automatico dei prodotti tramite i file del fornitore.
Il programma gestionale centri benessere gestisce il magazzino, valorizzando i prodotti venduti e quelli impiegati nei trattamenti. All’interno del magazzino gli articoli possono essere movimentati a quantità e valore, indicando il prezzo di carico e scarico. È possibile specificare la scorta minima e massima di ogni articolo: il software effettua un controllo sulla giacenza, evidenziando eventuali sottoscorte. Sulla base degli ordinativi già effettuati il gestionale propone in automatico l’anagrafica fornitore, il lotto di riordino e genera il documento da inviare come ordine di acquisto.
L’integrazione tra Passepartout Beauty e Passepartout Passweb permette di realizzare e gestire un sito web per il centro caratterizzato da facilità di aggiornamento dei contenuti e dei listini, dalla possibilità di inserire trattamenti e prodotti, di aggiornare costantemente le nuove foto nella galleria. L’applicazione ha come obiettivi prioritari la semplicità di utilizzo, l’interattività e l’intuitività del sistema di gestione. Passepartout Passweb permette a chi lo utilizza di avere sempre la percezione di come sarà la sua pagina web, anche durante le fasi di aggiornamento dei contenuti. Sono disponibili numerose proposte di template grafico. Il software gestionale permette la vendita online di prodotti dal proprio sito web e di sviluppare un negozio online con un unico punto centralizzato in cui gestire tutte le informazioni da visualizzare all’interno del sito web, ricevere ordini in tempo reale, permettere ai clienti di controllare la reale disponibilità degli articoli.
L’accesso a Passepartout Beauty è consentito solo previa autenticazione dell’utente al quale possono essere assegnati specifici permessi o autorizzazioni sulle diverse aree del programma. Per poter effettuare modifiche, cancellazioni o sconti, l’utente deve essere fornito dei necessari permessi, decisi ed assegnati dal responsabile.
Il programma permette di visualizzare l’elenco di tutte le operazioni effettuate da ciascun operatore, con indicazione di data e ora, come la registrazione di appuntamenti, i prelievi dal magazzino o i conti effettuati. Queste funzioni sono fondamentali per monitorare e controllare il lavoro di ogni singolo operatore, ma anche per evitare sviste o errori involontari.
Il programma consente di effettuare stampe di servizio completamente personalizzate ogni giorno sui dati aggiornati. E’ possibile avere sempre a disposizione report sull’andamento giornaliero dell’attività che possono essere elaborati automaticamente ed inviati tramite email a indirizzi specifici in orari scelti dall’utente.